先找到本次接受的采购明细

中医馆一批药材到货，外包装、送货单与先前报价里可能采用不同简写。进货资料先找到本次由相应负责人已经接受的采购明细，看看订的是哪个品名、哪种规格、怎样的装量与数量单位。整理从已经确定的采购对象开始，采购品种与专业验收由药事责任岗位决定，经办资料负责把供方来往与本次实物接清。

供方目录介绍可提供的范围，报价说明某次询问的对象，本店接受订购又是另一份结果。报价写有某种包装，不代表本店已接受其中全部品项。将采用的报价版本、接受范围与本次订货行次关联，后来查询才知道此单哪项已经订、哪项只是问过，并且不会将旧目录里的名称自动补进当前订单。

品名栏留原采购名称，与供方本次使用名称分别对看，简称有对应关系就保留依据。规格和装量不挤在一个货号说明里；包装单位与订货数量也单列。一个名称后写一包，仍欠哪种产品规格、每包采用什么装量的说明，资料完整以后再转给负责人员确认本次采用范围。

福建省药品监督管理局发布的《中药饮片标签撰写指导原则（试行）》将规格与装量分项说明；内有小包装的，装量可按小包装重量及包装数量标示。据此整理本次订货时，产品规格与包装所装数量分开抄录，保留原字段含义。资料见中药饮片标签撰写指导原则。报价中的简写由供方解释，再交本店相应负责人确认，不能看到重量相同就认定两个产品规格一致。

假设供方先发一份报价，后来因包装安排又发一份，药材品名看起来相同。经办人员把变动指到具体行：改了哪项装量、内包数量或报价条件。本店明确接受哪份版本以后保留结果，原版本仍可回查。只把文件改名为最新，不足以说明本店已经接受其中变化。

送货单上的行次与产品批号分别看

到货资料沿原订货行查本次送货单，再看实物外包装实际标示。订货行用于找到本店接受的项目，产品批号用于辨认实际这一批来源，两者各有用途。同一订货行分批供应，可能需要接多个实际批号；送货单换了一行位置，也不据此认定药材身份改变。

本次外箱含哪些内包装，取现有单据及相应药事人员确认资料，数量分清层级。外箱上写几件，送单写若干包，经办表先说明件与包各指什么。尚未取得内层依据，就保留已经看见的外层范围；内部数量确认后再补对应，防止把运输件数读成产品包装数量。

送单写一种装量，外包装实际是另一种，先把两边原文字与当次范围列出，找供方取得说明。本店专业人员再确认如何处理及采用什么结果。差异资料不要为让两边一致而先改掉原订货，原来订了什么、对方送来什么和本店最终接受什么，需要能分别查到。

同一种产品这次送来两种批号，按实物已确认范围分别挂到原订货行。把全部数量只挂在其中一个批号下，后续就难解释另一些包装来源。送货单没有分清时，列明待供方补充的对应资料，已经收到的实物范围仍保留，不猜每个箱子都属于单上最先出现的批号。

专业验收由相应药事人员承担，经办人员取得已出具结果后，将它与该次实物和单据范围关联。接收包装数、核实身份资料与取得专业结论各有依据。报告可以展示本次已经拿到哪份结果、还有哪项等待答复，使查询者从数量明细回到对应包装，而非看见到货就认为全部工作已经结束。

分批收到多少，要回到原单位

供方将一次订货分几次送来，第一批先接到原订购项目，注明本次实际范围和采用单位。下一批延续同一行，但保留自己的送单与产品批号。经办人员这样能回答原项目累计收到多少、还有哪些尚未到，而不是每次新建一份看似独立订单，让原约定数量越看越多。

分批中包装层级有变化，累计前先取得当前换算关系。原来按内包订，某批送单只报外箱，就查实际每箱内包资料与本店采用结果。换算来自已确认包装事实，不沿用旧供货每箱件数直接套本次。计数结果是收到几箱，订购单位是几包，两列都保留可以解释它们怎样接起来。

本次已收与累计已收写明各自范围。补来的送货资料只是对前一批内容作说明时，关联那次已收，不新增数量；另一次实际送到才登记新增范围。看见同一品名再次出现在单据里，要先辨认是新的交货、此前差异回复还是更正文件，再决定对原订货数量产生什么变化。单据附件也指向原来的交货记录，接手者查补充说明时能够直接找到那次实物范围。

仍待到的品项可以由原接受数量与已确认累计范围逐项查，缺少单位对应的部分先补依据。供方答复稍后补送，就保留本次回复指向的规格装量和数量；明确不再供应的部分，交本店负责人取得如何继续的结果。待补与已明确终止采用的范围分别说明，不能统一写成库存不足。

假设同一行已经收到一部分，剩余准备改为另一包装方式。先保留已收原包装数量与来源，再取得未到部分的新说明和本店接受结果。已有实物身份不跟着新约定一起重写，新的单位关系也只作用于明确改变的部分，累计范围才能同时解释两次实际收到的内容。

包装改变的回复，指明改变的是哪一层

供方说换包装，需要进一步指出是运送外箱换了、内包装装量换了，还是产品规格字段变了。三种表达对原订货关系不同，资料不能只留一个已换字样。经办人员取得供方原回复，让本店负责人员确认接受到哪层，再形成当前采用版本，避免把外袋更换解释成药材规格已变。

总重量看似接近，也先看原采购采用的包装单位与已接受条件。两种装量的内包是否可接本次约定，由本店相应负责人明确，经营资料不自行认可替换。收到回复以后，记录哪项数量改用什么单位、原来还有多少尚未交付，供方下次送货才有具体可查的依据。

产品规格发生变化的建议单独提出，保留原订购项与建议项名称，不因供方表示相近就将其合并。本店负责人员的实际答复明确到具体范围，才知道后续采用什么采购对象。资料整理把建议、接受与实收串起来，专业选择依据仍在相应药事岗位，不由表格上的合计决定。

对方回复已发出某包装，与本店接受变更的结果可能发生在不同时间。经办人员把当次发送资料和本店答复分别挂到原行，交给负责岗位处理已经出现的差异。只保留后来同意的一句话，会让人看不出此前那批实物依据什么到来；原事实保留后，解释当前进展才有出处。

供方更正送货单，注明更正涉及哪次交货、哪些原字段，以及本店现在采用什么对应关系。原送单与替代版本仍能互相找到，更正文档本身不再增加一次到货。若更正仍未解释外包装标识疑问，将欠缺问题明确交回相应岗位，当前已确认部分继续保留。

让接手人员沿一行说明本次进货

换人经办时，不只交一份累计总量。接手者沿原订购行找到接受的版本、各批送货单、实物标签来源与本店已经取得的专业结果，再说明尚未到项及其当前回复。供方来电询问某份更正是否采用，人员能够指向那次范围回答，不必重新把全部同名资料混在一起。

企雀标准表单公开资料介绍按资料收集场景配置字段。资料入口见标准表单资料收集字段。馆内可拿已经取得的品名、规格、装量和单据版本了解基础字段方式，实际资料如何在现用入口收集另行演示。药材采购接受范围与实物验收结果仍由原有责任岗位提供。

复查抽一项分批交货和一项包装变更，请接手者用现有资料分别读出原订了什么、每次收到哪些，以及哪条回复已经被本店接受。找不到出处的部分补到对应行。进货规划据此沿已确定采购范围继续，库存只接当前取得的实物事实，单据之间的差异也有明确去向。